Vorsorge für den Vertretungsnotfall - in mittelständischen Unternehmen oft Fehlanzeige

Haben Sie oder Ihre Familie in letzter Zeit vielleicht folgende Fragen gestellt:

• Wer führt das Unternehmen, wenn Sie urplötzlich durch Unfall oder Krankheit ausfallen?
• Hat Ihre Vertretung Vollmacht und Zugang zu allen relevanten Informationen, um Entscheidungen zu treffen und den Geschäftsbetrieb geordnet fortzuführen?
• Wer weiß von den informellen und persönlichen Absprachen, die Sie mit Kunden, Zulieferern und Banken haben?
• Wissen Ihre Mitarbeiter, wie das Unternehmen weitergeführt wird, wenn Sie ausfallen?

Falls Sie auch nur eine Frage mit nein beantworten müssen, benötigen Sie eine aktuelle Notfallplanung und das Notfallhandbuch für die Unternehmensleitung.

Die Notwendigkeit einer Notfallplanung für das eigene Unternehmen

Mittelständische und eigentümergeführte Unternehmen ganz besonders leben von der Präsenz und Verfügbarkeit ihres geschäftsführenden Gesellschafters. Er ist Leitfigur, Promoter, Entscheider, Identifikationsperson mit dem Unternehmen, seine Produkten und Dienstleistungen. Kunden, Lieferanten und Banken erwarten die persönliche Ansprache vom "Chef" bzw. von der "Chefin".

Gleichzeitig sind das Unternehmen und die Familie für die persönliche Lebensplanung auf das Engste miteinander verknüpft. Das Unternehmen sichert das Familieneinkommen und trägt maßgeblich zum Vermögensaufbau, insbesondere auch für die Alterversorgung bei.

Umso wichtiger ist es, das "Lebenswerk" Unternehmen mit genauso hoher Sorgfalt abzusichern und Vorsorge für den Ernstfall zu treffen, wie es jeder z. B. mit Versicherungen gegen Krankheit, Invalidität, Tod für den privaten Bereich machen kann. Eine Erbfolgeregelung gilt es einzurichten und in Abständen zu überprüfen, ob sie die Kontinuität des Betriebs sichert.

Auch im Unternehmensbereich ist es möglich, wohl definierte Risiken versichern zu lassen. Z. B. durch Betriebs- und Vermögenshaftpflicht, Diebstahl, Feuer, Sturm, Pensionen uvm.. Hiermit werden jedoch nur limitierte finanzielle Hilfen im Versicherungsfall aufgefangen.

Was ist aber, wenn der Kopf, die Seele, der Motor des Betriebs von heute auf morgen nicht erreichbar ist und ein Vertreter das Unternehmenssteuer übernehmen muss?

In der Nachfolgeplanung unterscheiden wir 2 Bereiche.

Die mittel- und langfristige Unternehmens- und Vermögensnachfolge (UVN), die jeder Unternehmer rechtzeitig, d. h. mindestens 5 Jahre vorher, in die Wege leiten sollte. Hier sind neben der fairen Unternehmensbewertung und der Suche nach einem geeigneten Nachfolger oft komplexe steuerliche und rechtliche Fragen zu lösen. Zusammen mit den erfahrenen Steuerberatern und Anwälten aus unserem Kompetenznetzwerk können wir für Sie gute Lösungen entwickeln.

Die Organisations- und Vertretungsregelung für den Notfall (NFP, Notfallplanung). Oft vernachlässigt, nicht mehr aktuell oder einfach nicht ausreichend. Anders als in der UVN ist eine geordnete Übergabe im Notfall nicht möglich.

Im Kern sollten deshalb die Optionen für den Betrieb so vorgedacht und geplant seien, dass er im Sinne der Unternehmensleitung für eine gewisse Zeit auch ohne den bestimmenden Kopf geordnet fortgeführt werden kann.

Die Notfallplanung sollte weit über die Dokumentation von Vollmachten, Kontoverbindungen und Kennwörtern hinausgehen. Das systematische Abklopfen der Abhängigkeiten vom Unternehmenschef bringt i. d. R. erheblichen Regelungsbedarf sowohl im geschäftlichen wie auch im privaten Bereich zu Tage.

Die Vertretung für den Notfall

An erster Stelle steht selbstverständlich die Vertretungsregelung für den Betriebsleiter. Hierbei sind Fachkunde, Berufsstandregeln, Loyalitäts- und Wettbewerbsverhalten und Erbfolgen wichtige Kriterien. Für den Vertreter müssen die formellen Befugnisse, sprich: der Rechtsrahmen geregelt sein.

Der Vertreter muss in die Lage versetzt werden, Entscheidungen zu treffen. Dafür benötigt er hinreichende Kenntnisse als Grundlage für richtige Entscheidungen, die oft nur als informelle Informationen oder "hidden agenda" im Kopf des Chefs vorliegen.

Um die Entscheidungen in Handlungen umzusetzen, benötigt der Vertreter Schlüssel und Zugangskennungen für die Organisation und die Systeme des Unternehmens (Kontonummern, Kennwörter, im übertragenen und im eigentlichen Sinne: die Schlüssel für die Betriebsräume der Firma).

Neben der Vertretungsregelung und ihrer Ausstattung spielen die Beziehungen des Unternehmens mit folgenden Gruppen eine große Rolle, wenn die Leitfigur ausfällt: die Familie des Unternehmers, die Mitarbeiter und deren Familien, die Kunden, die Lieferanten, die Banken, die Geschäftspartner allgemein.

Für jeden dieser Bereiche gilt es, Abhängigkeiten vom Kopf des Unternehmens zu analysieren, Gegenmaßnahmen für den Notfall zu planen und zu dokumentieren. Gerade wenn Mitarbeiter und Kunden sich sehr stark mit ihrer "Firma" und ihrem "Produkt" identifizieren, wird im Notfall eine klare Sprachregelung für die Fortführung erwartet.

Auch für die Kommunikation zu den Interessengruppen um das Unternehmen herum kann im Vorfeld ein Rahmen so geplant werden, dass Irritationen im Ernstfall minimiert werden können.

Das Notfallhandbuch - Dokumentation und Leitfaden für den Vertreter

Letztlich werden die Maßnahmen und Vorsorgeregelungen für den Vertretungsnotfall im sogenannten Notfallhandbuch dokumentiert. Es wird festgelegt und dokumentiert, wo das Notfallhandbuch oder auch darin nicht enthaltene vertrauliche Informationen separat hinterlegt sind.

Genauso wichtig ist es, den Eintritt des Notfalls zu definieren, wann das Notfallhandbuch geöffnet werden soll und Vollmachten rechtskräftig werden. Das könnte z. B. automatisch geschehen, wenn die Unternehmensleitung innerhalb einer gesetzten Frist ungeplant nicht erreichbar ist oder das Unternehmen über einen Unglücksfall informiert wird. Ggf. sind entsprechende Regelungen in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen.

Vorsorge für den Notfall bedeutet in erster Linie Sicherung der Unternehmenskontinuität!

Genauso wie Sie für Ihre eigene Person vorsorgen können, sollten Sie auch für Ihre Betriebsprozesse vorsorgen. Es gibt mittlerweile gute Programme, mit denen Sie für den Notfall Ersatzprozesse planen und Eskalationsprozesse organisieren können.

Welche Hilfsinstrumente Sie auch immer einsetzen: Die Notfallplanung gehört einfach zu einer geordneten Organisationsaufstellung und ist integraler Bestandteil des Qualitätsmanagements. Sie verschafft Ihnen automatisch Pluspunkte beim Rating durch Ihre Bank.

Denken Sie daran, im Ernstfall werden Sie, falls Sie noch zur Verfügung stehen, kaum Zeit und einen kühlen Kopf haben, um die Betriebsfortführung geordnet steuern zu können.

© 2005 D. Kirsten, ACCANTAS